مدیریت پروژه ناب یک روش چابک است که ارزش مشتری را با حذف ضایعات از هر مرحله پروژه افزایش می دهد. در این بخش، توضیح خواهیم داد که مدیریت پروژه ناب چیست و نحوه استفاده از آن برای بهبود بهره وری خود را توضیح خواهیم داد.
وقتی رویکرد ناب را اتخاذ می کنید، هدف شما کاهش ضایعات و افزودن ارزش در طول هر مرحله پروژه است. در این بخش، توضیح خواهیم داد که مدیریت پروژه ناب چیست و نحوه استفاده از این متدولوژی چابک برای بهبود بهره وری را توضیح خواهیم داد.
روش مدیریت پروژه ناب چگونه ایجاد شد؟
مهندسان ژاپنی در تویوتا سیستم تولید تویوتا (TPS) را بین سال‌های ۱۹۴۸ تا ۱۹۷۵ اختراع کردند که الهام‌بخش چیزی بود که امروزه به عنوان روش ناب می‌شناسیم.
TPS برای بهبود تولید و تقویت تعامل با تامین کنندگان و مشتریان و همچنین حذف ضایعات استفاده شد.
دکتر جفری کی لیکر، نویسنده «راه تویوتا»، اصول مدیریت ناب را در کتاب خود تشریح می‌کند و توضیح می‌دهد که چگونه شرکت‌ها می‌توانند TPS را در صنایع دیگر اعمال کنند. لایکر همچنین توضیح می دهد که چگونه TPS – و مدیریت ناب به عنوان یک کل – می تواند انواع مختلف ضایعات شرکتی را حذف کند.
جان کرافکیک کسی بود که رویکرد ناب به مدیریت پروژه را در مقاله خود با عنوان “پیروزی سیستم تولید ناب” در سال ۱۹۸۸ معرفی کرد. Krafcik این مقاله را برای پایان نامه کارشناسی ارشد خود در دانشکده مدیریت MIT Sloan نوشت و نتیجه تحقیقات او پرفروش ترین کتاب “ماشینی که جهان را تغییر داد” شد. مدیریت پروژه ناب بر زیرمجموعه ای از متدولوژی ها از جمله Agile، Kanban و Scrum تأثیر گذاشته است.
۵ اصل مدیریت پروژه ناب
پنج اصل مدیریت پروژه ناب به عنوان گام هایی برای چگونگی دستیابی به رضایت مشتری اصلی عمل می کند. اگر می‌خواهید بهترین شانس برای کاهش ضایعات محصول، ماندن در محدوده پروژه و برآوردن عوامل حیاتی موفقیت را داشته باشید، از این مراحل استفاده کنید.
- ارزش ها را شناسایی کنید
اولین اصل اصلی در فرآیند مدیریت پروژه ناب، شناسایی ارزش محصول شماست. برای این کار باید سهامداران خود را بشناسید. گاهی اوقات شما در حال ایجاد محصولات تحویلی پروژه برای ذینفعان داخلی هستید، در حالی که برخی اوقات مشتری دارید که یک ذینفع خارجی است.
یک ذینفع داخلی، سهامدار پروژه است که توسعه محصول را زیر نظر دارد، زیرا آنها در موفقیت آن سهم دارند.
ذینفع خارجی مشتری است که محصول یا خدمات را می خرد و تحت تأثیر کیفیت آن قرار می گیرد.
هنگامی که بدانید محصول خود را برای چه کسی می سازید، بهتر می توانید تعیین کنید که چگونه آن را ارزشمند کنید. برای مثال، ارزش محصول برای یک ذینفع داخلی ممکن است به معنای برآوردن نیاز عملیات داخلی باشد. ارزش محصول برای مشتری ممکن است به معنای حل مشکل مشتری یا آسان کردن زندگی مشتری باشد.
- نقشه جریان ارزش
نگاشت جریان ارزش (VSM) اصل بعدی در مدیریت پروژه ناب است. VSMیک ابزار بصری است که شامل نمودار گردش کار فعلی و گردش کار ایده آل شما از شروع پروژه تا اتمام است.
هنگام مقایسه این دو گردش کار، می توانید ضایعات را در هر مرحله مدیریت پروژه شناسایی کنید تا کارایی را به حداکثر برسانید.
تویوتا انواع ضایعاتی را که ممکن است از طریق VSM در تولید ناب پیدا کنید، شناسایی کرده است، اما در پرانتز، می توانید ببینید که چگونه این موارد ممکن است به صنایع دیگر ترجمه شوند:
- تولید بیش از حد (ویژگی های غیر ضروری): تولید بیش از حد و ویژگی های نرم افزار غیر ضروری می تواند منجر به هزینه های اضافی مانند ذخیره سازی اضافی، مواد هدر رفته و موجودی بی فایده شود.
- موجودی (مدیریت نابجا): ضایعات موجودی، ضایعات ناشی از کار ناقص و انبارهای ناقص مدیریت شده، همگی هزینه های غیرضروری برای ذخیره موجودی، هزینه حمل و نقل و هزینه های اضافی صرف شده برای تکمیل کار دارند.
- حرکت (تغییر وظیفه): اتلاف حرکت هزینه غیرضروری حرکت داخلی توسط افراد یا ماشین ها است. این می تواند به شکل فرآیندهای اضافی یا فراوانی بیش از حد برنامه های تجاری باشد. در واقع، به طور متوسط کارگر بین ۱۰ تا ۲۵ بار در روز جابه‌جا می‌شود، اما ۲۷ درصد از کارگران می‌گویند که هنگام تعویض برنامه، اقدامات و پیام‌ها نادیده گرفته می‌شوند.
- نقص (بدهی فنی): نقص می تواند منجر به تعمیرات پرهزینه و از بین رفتن مواد شود. بدهی فنی می تواند منجر به از دست دادن زمان ارزشمند شود.
- پردازش بیش از حد (ابزارهای گران قیمت): پردازش بیش از حد می تواند منجر به هزینه های غیرضروری مانند ارتقاء محصولی شود که کاربران آن را نخواسته اند یا به آن نیاز ندارند. به طور مشابه، پولی که برای ابزارهای گران قیمت خرج می شود، اگر ابزارها ارزشش را نداشته باشند، می تواند هدر رود.
- انتظار: ضایعات انتظار هزینه ای است که از زمان بندی های تاخیری در تحویل محصول نهایی حاصل می شود.
- حمل و نقل: زباله های حمل و نقل شبیه زباله های حرکتی است و با جابجایی خارجی مانند جابجایی غیرضروری محصول و مواد سروکار دارد.
- تیم های پراکنده: تیم های پراکنده می توانند منجر به هدر رفتن هزینه ها به دلیل ارتباط نادرست، جلسات غیر ضروری و عدم همکاری قوی شوند.
VSM مهمترین گام در مدیریت پروژه ناب است. بدون آن، تجسم مورد نیاز برای مشاهده ایرادات در چرخه عمر پروژه خود و بهبود کیفیت محصول برای مشتریان را نخواهید داشت.
- جریان ایجاد کنید
در این مرحله، با حذف ضایعاتی که در مرحله دو شناسایی کرده‌اید، برنامه مدیریت پروژه خود را برای کارآمدتر بودن، دوباره کار می‌کنید. برای انجام این کار، هر مرحله از توسعه محصول را شکسته و مراحل را در صورت نیاز پیکربندی مجدد کنید. از نقاط عطف پروژه به عنوان نقاط بازرسی استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که زباله های جدید با پیشرفت پروژه ایجاد نمی شوند.
به عنوان مثال، تصور کنید که در مرحله دو متوجه شده اید که به دلیل تنگنا در برنامه ریزی اعضای تیم، مدیریت نادرست و جدول زمانی به تاخیر افتاده است. این جایی است که شما نحوه حذف آن نقاط دردناک را تعیین می کنید و طرح پروژه خود را دوباره با هم ترکیب می کنید.
برقراری ارتباط باز با اعضای تیم بهترین راه برای اطمینان از اینکه VSM شما ارزش تلاش را داشت است. هنگامی که برای شناسایی و حذف زباله ها وقت گذاشتید، تیم شما می تواند برای جلوگیری از ناکارآمدی های آینده و جلوگیری از ایجاد مجدد زباله ها با یکدیگر همکاری کند.
- کشش را ایجاد کنید
ایجاد کشش به معنای بیرون کشیدن کار از مرحله فرآیند قبلی با تکمیل کار است. این مفهوم از تولید سرچشمه می گیرد تا به کارخانه ها کمک کند تا با یک سیستم موجودی “در زمان” خواسته های مشتریان خود را برآورده کنند. با این حال، یک سیستم کششی در سایر صنایع نیز مفید است زیرا گردش کار شما را به طور موثر حفظ می کند.
نمونه ای از یک سیستم کششی در توسعه نرم افزار:
- طراح فناوری کار خود را به پایان می‌رساند و محصول را برای بررسی پرچم‌گذاری می‌کند.
- پرچم بازبینی شروع مرحله کدگذاری را نشان می دهد.
- کدنویس شما کار خود را به پایان می رساند و محصول را برای بررسی پرچم گذاری می کند.
- پرچم بازبینی شروع مرحله آزمایش را نشان می دهد.
- تستر محصول کار خود را به پایان می رساند و محصول را برای بررسی نهایی آماده می کند.
- شما بررسی نهایی محصول را انجام می دهید.
ایجاد کشش می‌تواند به تیم‌ها در صنایع مختلف کمک کند، زیرا باعث می‌شود کار به‌طور یکپارچه در طول چرخه عمر پروژه حرکت کند. صنایعی که محصولات رو به مشتری تولید می کنند، اگر از سیگنال های کششی برای عملکرد معکوس استفاده کنند، از این سیستم بهره مند خواهند شد. به این ترتیب، تیم آنها تنها زمانی موجودی تولید می کند که مشتریان به آن نیاز داشته باشند.
- بهبود مستمر
مدیریت پروژه ناب یک کار یکباره نیست، بلکه یک فرآیند تکراری است. تلاش برای کمال پنجمین اصل است که شامل بهبود مستمر در جریان کار شما می شود.
چه مشتری شما یک ذینفع داخلی یا خارجی باشد، خواسته های آنها همیشه در حال تغییر خواهد بود. این بدان معنی است که شما باید ارزش محصول خود را به طور متناوب ارزیابی کنید و به طور منظم گردش کار خود را برای ضایعات تجزیه و تحلیل کنید.
ابزارهای ناب مدیریت پروژه
می توانید از ابزارهای زیر برای بهبود گردش کار توسعه محصول خود استفاده کنید. وقتی برای بهبود مستمر تلاش می کنید، این ابزارها به شما و تیمتان کمک می کنند تا ضایعات را کاهش دهید، بهره وری را بهبود بخشید و ارزش مشتری را افزایش دهید.
چرخه دمینگ (PDCA)
دکتر W. Edwards Deming چرخه دمینگ را در دهه ۱۹۵۰ توسعه داد. روش او که به نام چرخه Plan-Do-Check-Act یا PDCA نیز شناخته می شود، بازبینی روش حل مسئله سه مرحله ای قبلی بود که در دهه ۱۹۲۰ توسط Dr. والتر شوهارت
چهار مرحله در چرخه PDCA وجود دارد:
- برنامه ریزی کنید: گردش کار خود را بررسی کنید و مشکلاتی را که نیاز به حل دارند شناسایی کنید.
- انجام دهید: با تجزیه و تحلیل داده ها یا همکاری با اعضای تیم راه حل هایی برای مشکل پیدا کنید
- بررسی کنید: نظارت کنید که آیا راه حل های شما موثر هستند یا خیر و در صورت نیاز برنامه خود را بهبود ببخشید.
- عمل کنید: راه حل های اصلاح شده را اعمال کنید و آنچه را که آموخته اید ارزیابی کنید.
چرخه دمینگ یک فرآیند ساده است که می توانید آن را در فرآیندهای مختلف سازمانی اعمال کنید. هنگامی که این فرآیند به درستی اجرا شود، می تواند تأثیر قابل توجهی بر ارزش محصول شما بگذارد.
مدیریت پروژه ناب شش سیگما (DMEDI)
Lean Six Sigma یک ابزار مدیریت ناب است که می توانید از آن برای شناسایی مشکلات در گردش کار خود استفاده کنید. این ابزار درست مانند چرخه دمینگ مراحلی دارد، اما روش‌هایی برای تجزیه و تحلیل نیز دارد که می‌توانید در کنار آن استفاده کنید. مراحل Lean Six Sigma که با نام DMEDI نیز شناخته می شود به شرح زیر است:
تعریف: محدوده پروژه و اهداف برنامه خود را مشخص کنید
اندازه گیری: تعیین کنید که چگونه موفقیت در پروژه خود را اندازه گیری می کنید
کاوش: روش‌های جدید برای بهبود فرآیند پروژه را بررسی کنید
توسعه: یک طرح پروژه بدون خطا تهیه کنید
پیاده سازی: اجرای طرح پروژه
روش های تحلیلی که می توانید با Lean Six Sigma استفاده کنید عبارتند از:
نقشه برداری جریان ارزش: همانطور که در بالا ذکر شد، VSM می تواند به شما در تجسم مراحل برنامه مدیریت پروژه و شناسایی مناطق ضایعات کمک کند.
نظرسنجی بازخورد مشتریان: دریافت بازخورد از مشتریان یک راه عالی برای ارزیابی مسائل پروژه و افزایش ارزش محصول است.
نمودار گانت: نمودارهای گانت مانند نمودارهای میله ای هستند که می توانند به شما در تجسم نقاط عطف پروژه کمک کنند.
تجزیه و تحلیل علت ریشه (RCA): از RCA برای کشف علل ریشه ای مشکلات و یافتن راه حل استفاده کنید.
کانبان: با تجسم وظایف خود و محدود کردن کار در حال انجام، تابلوهای کانبان به شما کمک می کنند تا ببینید کارتان چگونه جریان دارد.
شما می توانید بر اساس صنعت، محصول و تیم خود تصمیم بگیرید که کدام روش مدیریت ناب را امتحان کنید. همچنین می‌توانید روش‌های مدیریت ناب مختلف را در طرح‌های مختلف پروژه امتحان کنید و ببینید کدام بهترین کار می‌کند. صرف نظر از اینکه کدام روش را اجرا می کنید، مطمئن شوید که از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنید تا به راحتی این روش های تحلیل را پیاده سازی کنید.
بخوانید: ۳ قطعه ضروری برای مدیریت کار
چرا مدیریت ناب مهم است
صنایعی مانند فناوری اطلاعات، ساخت و ساز و آموزش، روش ناب را به دلیل مزایای زیادی که ارائه می دهد، اتخاذ کرده اند. مدیریت پروژه ناب می تواند ارزش محصول را با ساده کردن فرآیندها بهبود بخشد.
سایر مزایای مدیریت ناب عبارتند از:
افزایش نوآوری: پروژه را با برانگیختن خلاقیت بهبود می بخشد
ضایعات کاهش‌یافته: ضایعات فیزیکی و زمان انتظار بین مراحل تولید را کاهش می‌دهد و همچنین تولید بیش از حد و پردازش بیش از حد را به حداقل می‌رساند.
خدمات مشتری پیشرفته: آنچه را که مشتری نیاز دارد ارائه می دهد – نه بیشتر، نه کمتر
زمان‌های تحویل بهتر: زمان پاسخگویی سریع‌تر و تأخیر کمتر را در پی دارد
محصولات با کیفیت بالاتر: با افزودن بررسی های کیفیت، عیوب محصول را به حداقل می رساند
بهبود مدیریت موجودی: با نظارت بر موجودی، از عقب ماندگی ها جلوگیری می کند
چه شرکت شما به ذینفعان داخلی یا خارجی خدمت کند، تغییر به تفکر ناب می تواند فرآیندهای کاری شما را ساده کند و تیم پروژه کارآمدتری ایجاد کند.
گردش کار خود را با مدیریت پروژه ناب بهبود دهید
بسیاری از شرکت ها سخت کار می کنند تا محصولات با کیفیت بالا تولید کنند و مشتریان خود را راضی نگه دارند، اما روش ناب دستیابی به این اهداف را با رفع تنگناها و پاکسازی تولید آسان می کند.
صرف نظر از اینکه از کدام سیستم مدیریت پروژه استفاده می کنید، نرم افزار مدیریت پروژه می تواند به بهبود فرآیند کمک کند. هنگامی که از نرم افزار برای ساده سازی فرآیندهای خود استفاده می کنید، می توانید برنامه پروژه خود را بهتر تجسم کنید، با اعضای تیم ارتباط برقرار کنید و نیازهای مشتری را برآورده کنید.
