خلاصه
اسکوپ کریپ زمانی اتفاق می افتد که ذینفعان موارد قابل تحویل بیشتری را اضافه کنند یا ضرب الاجل ها را به عقب برگردانند. این می تواند جدول زمانی پروژه را به تاخیر بیاندازد و روحیه تیم را پایین بیاورد. اما اسکوپ کریپقابل پیشگیری است. در این مقاله، بیاموزید که چگونه اسکوپ کریپ اتفاق می افتد و چه کاری می توانید برای جلوگیری از آن انجام دهید.
این را تصور کنید: شما سخت مشغول کار روی یک پروژه و موارد قابل تحویل آن هستید. ناگهان، یک درخواست برای اضافه کردن یک تحویل دیگر دریافت می کنید. این در طرح اولیه نبود، اما انجام آن به اندازه کافی آسان است، بنابراین شما موافق هستید. بعد از چند روز یک ایمیل دیگر. ناگهان، به جای اینکه در مسیر قرار بگیرید، پروژه شما به تاخیر افتاده و ناموفق می شود.
چیزی که شما تجربه می کنید اسکوپ کریپ است – و این می تواند برای بهترین ما اتفاق بیفتد. در این مقاله، همه چیزهایی را که باید بدانید در مورد عواملی که باعث اسکوپ کریپ می شوند و چگونه می توانید از آن اجتناب کنید، یاد خواهید گرفت.
اسکوپ کریپ در مدیریت پروژه چیست؟
در مدیریت پروژه، محدوده پروژه، طرح کلی الزامات و قابل تحویل در یک پروژه است. محدوده معمولاً در ابتدای فرآیند برنامه ریزی پروژه تعریف می شود و باید در برنامه پروژه، نقشه راه یا مختصر شما گنجانده شود. خزش محدوده زمانی اتفاق می‌افتد که درخواست‌ها و تحویل‌ها از محدوده پروژه از پیش تعیین‌شده فراتر رود.
مشکل scope creep چیست؟
گاهی اوقات، اسکوپ کریپ بی ضرر است – ممکن است به عنوان یک یا دو مورد اضافی ظاهر شود که اگرچه دست و پا گیر است، اما پروژه را به هیچ وجه تغییر نمی دهد. اما خزش قابل توجه در محدوده می تواند با دور کردن توجه از اهداف پروژه، موفقیت پروژه شما را تضعیف کند. زمان صرف شده برای این درخواست‌ها و موارد قابل تحویل اضافی، زمانی است که برای اهداف واقعی پروژه شما صرف نمی‌شود.
نمونه هایی از خزش محدوده پروژه
اسکوپ کریپ می تواند هر پروژه را در هر زمانی تحت تاثیر قرار دهد. در اینجا نحوه نمایش آن در کار شما آمده است:
شما نقاط عطف پروژه را در محدوده اصلی خود تعیین کرده‌اید، اما رهبر تیم شما همچنان مهلت را تمدید می‌کند تا عملکردهای محصول بیشتری را درخواست کند – بدون اینکه دقیقاً به شما بگوید چگونه این کار را انجام دهید. در حالی که برخی از انعطاف‌پذیری‌ها می‌تواند به شما و کارتان کمک کند تا سازگاری داشته باشید، این ضرب‌الاجل‌ها بسیار انعطاف‌پذیر هستند (بنابراین کار ممکن است هرگز «انجام‌شده» احساس نشود). همچنین عملکرد می تواند مبهم و ردیابی آن دشوار باشد، زمانی که به طور واضح به این شکل تعریف نشده است، که هر دو می توانند منجر به اسکوپ کریپ شوند.
زمانی که چیزی خارج از کنترل شما تغییر کند (شرایط اقتصاد کلان در حال تحول یا یک فاجعه طبیعی) یک برنامه پروژه واضح برای سه ماهه دارید. نتیجه کار اضافی برای شما و تنظیم پروژه استرس زاتر و در حین پرواز است. این نوع عدم قطعیت می‌تواند باعث اسکوپ کریپ شود، زیرا قبل از اقدام «منتظر می‌شوید و می‌بینید» اوضاع چگونه پیش خواهد رفت.
شما یک رهبر تیم هستید که به طور ناگهانی وظیفه دارید همان مقدار کار را با منابع کمتر انجام دهید. همانطور که پروژه پیشرفت می کند، شما در حال تلاش برای ادامه دادن هستید. وضعیت کلی پروژه آسیب می بیند زیرا کار شما نمی تواند با اهداف پروژه همگام شود و منجر به اسکوپ کریپ می شود.
در توسعه نرم افزار، استفاده از روش های Agile برای مدیریت پروژه رایج است. پروژه های چابک انعطاف پذیرتر و سازگارتر هستند که برای توسعه نرم افزار عالی است. اما به دست گرفتن اسکوپ کریپ نیز بسیار ساده تر است. هنگام استفاده از هر چارچوب مدیریت پروژه منعطف، می خواهید فرآیندهایی را در جای خود قرار دهید که به حفظ کار در مسیر و تمرکز کمک می کند و از اسکوپ کریپ جلوگیری می کند.
چرا تعیین محدوده پروژه مهم است؟
هنگامی که یک برنامه مدیریت محدوده ایجاد می کنید، درک مشترکی بین شما – مدیر پروژه – و همه سهامداران پروژه ایجاد می کنید. بدون یک محدوده پروژه تعریف شده، کنترل واضح و از پیش تأیید شده ای از آنچه که در تحویل پروژه شما گنجانده شده است و چه چیزی نیست، نخواهید داشت. این می تواند منجر به ناهماهنگی و سوء تفاهم شود.
نحوه شناسایی محدوده پروژه
بنابراین، برای جلوگیری از خزش محدوده، ابتدا به یک محدوده پروژه کاملاً تعریف شده نیاز دارید. خبر خوب این است که تعیین محدوده پروژه شما آنقدرها هم که فکر می کنید سخت نیست. عمدتاً، محدوده پروژه شما راهی برای نوشتن پارامترهایی است که قبلاً در اسناد دیگر ایجاد کرده اید، مانند خلاصه پروژه شما.
برای شناسایی و تعیین محدوده پروژه خود، این پنج مرحله را دنبال کنید:
با «چرا» شروع کنید. چرا شما و تیمتان روی این پروژه کار می کنید؟ امیدواری چه کاری رو به سرانجام برسونی؟ دانستن اندازه و محدوده کاری که قصد دارید به آن برسید به شما کمک می کند تا محدوده پروژه خود را مشخص کنید.
اهداف پروژه خود را وارد کنید. اهداف پروژه شما و محدوده پروژه شما کاملاً به هم مرتبط هستند. اهداف پروژه شما هدف پروژه شما را مشخص می کند و آنها نیز به نوبه خود باید در محدوده پروژه شما قرار بگیرند.
محدوده پروژه خود را بنویسید. به یاد داشته باشید، این نباید خیلی طولانی باشد. محدوده پروژه شما فقط مکانی است که می توانید به وضوح موارد تحویلی پروژه و نحوه ارتباط آنها با اهداف پروژه را مشخص کنید. به راحتی می توانید از نقاط گلوله نیز استفاده کنید.
محدوده پروژه خود را مرور کنید. اطمینان حاصل کنید که از طرف ذینفعان خرید می کنید و همه در مورد تحویل پروژه ها، هدف و محدوده همسو هستند.
در صورت لزوم تنظیمات را انجام دهید. اگر در مرحله چهار همسو نبودید، کمی زمان بگذارید تا محدوده پروژه خود را بازنویسی کنید. قبل از نهایی کردن آن، برای اطمینان از خرید، سند را دوباره در اختیار ذینفعان خود قرار دهید.
چه چیزی باعث اسکوپ کریپ می شود؟
هیچ‌کس نمی‌خواهد پروژه‌اش شکست بخورد یا اهداف اصلی خود را از دست بدهد. در اینجا شایع‌ترین علل اسکوپ کریپ و نحوه جلوگیری از آنها آورده شده است.
- بدون محدوده پروژه
این ممکن است واضح باشد، اما باید تکرار شود. بدون دانستن محدوده یک پروژه، راه روشنی برای هماهنگ کردن و انتقال کار خود به همه افراد درگیر ندارید. علاوه بر این، اگر با یک تیم یا آژانس خارجی کار می کنید، اسنادی (مانند بیانیه کار یا ساختار شکست کار (WBS)) برای اشاره به زمانی که ذینفعان سعی می کنند عناصر جدیدی به پروژه شما اضافه کنند، نخواهید داشت.
مطمئن شوید که محدوده پروژه خود را در ابتدای پروژه ایجاد کرده و تعریف کنید. اضافه کردن آن را به طرح پروژه یا سایر اسناد اولیه در نظر بگیرید. به این ترتیب، شما یک خط پایه برای محدوده پروژه خود در تمام اسناد اولیه پروژه خود دارید.
- ارتباط ضعیف
هنگامی که محدوده پروژه خود را بدست آوردید، باید آن را به اشتراک بگذارید. اگر سند را به طور مؤثر در ابتدای پروژه توزیع نکنید، ذینفعان شما نمی‌توانند در همان ابتدا بازخورد بدهند. این ارتباط اولیه از مارپیچ شدن چیزها در آینده جلوگیری می کند، زمانی که درخواست ها برای تغییر قابل تحویل یا جدول زمانی می تواند پروژه شما را از مسیر خارج کند. بعلاوه، اگر زودهنگام خرید سهامداران را دریافت کنید، اساساً متحدانی در برابر اسکوپ کریپ ایجاد می کنید.
مطمئن شوید که محدوده پروژه خود را در اسناد اولیه پروژه، مانند طرح پروژه یا خلاصه پروژه خود، لحاظ کنید. به این ترتیب، همه به بیانیه محدوده پروژه دسترسی دارند – و هرگونه ناهماهنگی را می توان قبل از شروع پروژه برطرف کرد.
- اهداف پروژه نامشخص
در نهایت، شما روی این پروژه کار می کنید زیرا هدف شما ارائه چیزی خاص است – این دستاوردها و دارایی ها اهداف پروژه شما هستند.
هنگامی که اهداف پروژه روشنی دارید، تیم پروژه شما بینش آسانی در مورد اینکه چه وظایفی در موفقیت نهایی پروژه نقش دارند و نمی‌کنند، دارند. به این ترتیب، می توانید تلاش و انرژی خود را بر روی کارهای سازنده و با اولویت بالا متمرکز کنید. از سوی دیگر، اگر اهداف پروژه مشخصی نداشته باشید، اعضای تیم شما ممکن است ندانند چه کاری را باید در اولویت قرار دهند و ممکن است در نهایت روی کارهایی کار کنند که به اهداف پروژه کمک نمی کند.
مثالی از یک هدف پروژه نامشخص: وبلاگ شرکت ما را برای نمایش داستان هایی که خوانندگان ما دوست دارند، بهبود دهیم.
مثالی از یک هدف پروژه واضح: حداقل پنج نوع وبلاگ مختلف را در سه ماهه اول بسازید، از جمله، اما نه محدود به، داستان های مشتری، نکات، ویژگی های محصول جدید، کانون توجه تیم و رهبری فکری. تعامل را در هر پست جدید وبلاگ به دقت زیر نظر داشته باشید تا سه دسته برتر را برای ادامه تقویت در سه ماهه آینده تعیین کنید.
- اهداف غیر واقعی پروژه
خوب، پس شاید اهداف پروژه شما مشخص باشد – اما اگر آنها چیزی نباشند که تیم شما به طور واقع بینانه در مدت زمان (و در محدوده پروژه شما) به آن دست یابد، پروژه شما ناگزیر یا شکست خواهد خورد یا محدوده خزش را تجربه خواهد کرد.
اطمینان حاصل کنید که قادر به دستیابی به اهداف خود در چارچوب زمانی و با منابعی هستید که تیم شما در اختیار دارد. اهداف پروژه خود را بر اساس محدوده و برنامه پروژه خود بررسی کنید تا مطمئن شوید که در نهایت می توانید یک پروژه موفق را ارائه دهید. اگر اهداف پروژه شما و محدوده پروژه شما در ابتدای پروژه همسو نباشد، مدیریت اسکوپ کریپ تقریباً غیرممکن می شود.
- ذینفعان بیش از حد
اگر همه سعی کنند فرمان را در دست بگیرند، هدایت یک پروژه واقعاً سخت است. بدون مالک پروژه واضح – مدیر پروژه – کار شما می تواند گل آلود شود و محدوده شما نیز می تواند گل آلود شود.
اگر چه شما سهامداران و همکاران مختلفی در پروژه خواهید داشت، مطمئن شوید که هر تیم یک سرپرست پروژه دارد که مستقیماً مسئول پیشبرد کار است. برای ساختن نقش های پروژه اضافی، ایجاد یک ماتریس RACI را در نظر بگیرید. RACI مخفف چهار نقش اصلی در مدیریت پروژه است:
- مسئول. این شخصی است که پروژه را هدایت می کند. آنها بیشتر تصمیمات روی زمین را خواهند گرفت.
- تصویب کننده. گاهی اوقات، ممکن است نیاز به تایید یک ذینفع یا گروهی از ذینفعان داشته باشید. تأییدکنندگان شما ممکن است بودجه، اهداف یا لحن را برای نام بردن چند نمونه تعیین کنند.
- مشورت شده. ذینفعان مشورت شده افرادی هستند که ممکن است برای دریافت نظر، بینش یا راهنمایی آنها با آنها تماس بگیرید. اگرچه نقش های مسئول و تایید کننده حرف آخر را می زنند، نقش مشاور معمولاً یک متخصص در این زمینه است.
- مطلع. این هر کسی است که باید در مورد پروژه شما بداند. نقش آگاه ممکن است شامل تیم پروژه شما، ذینفعان متقابل یا رهبران اجرایی باشد.
- فرآیند کنترل تغییر ناکارآمد
حتی با نقش‌هایی که به وضوح تعریف شده‌اند، همچنان به یک فرآیند کنترل تغییر موثر نیاز دارید. کنترل تغییر فرآیند تغییر یک عنصر مهم یا اساسی یک پروژه، از جمله محدوده پروژه است. به جای اینکه به ذینفعان اجازه دهد تا به سادگی تغییراتی ایجاد کنند، یک فرآیند کنترل تغییر، مجموعه ای از قوانین و محدودیت ها را برای هدایت هر گونه تغییر پروژه اجرا می کند. معمولاً، این شامل فرآیندی برای اعضای تیم یا ذینفعان برای ارسال درخواست‌های تغییر، مرحله‌ای برای بررسی این درخواست‌ها توسط مدیر پروژه و سایر ذینفعان مهم پروژه و سپس سیستمی برای قضاوت در مورد پذیرش، رد یا رد شدن آن تغییرات است. به تعویق افتاد.
فرآیند کنترل تغییر بسیار مهم است زیرا به شما امکان می دهد کنترل پروژه خود را مجدداً به دست آورید – در حالی که همچنان انعطاف پذیری برای اضافه کردن درخواست های جدید در صورت لزوم را فراهم می کند. با فرآیند کنترل تغییر، جزئیات پروژه می تواند تغییر کند. اما اگر چنین کنند، مطمئن خواهید بود که به دلایل درستی در حال تغییر هستند.
- بازخورد لحظه آخری مشتری
بازخورد مشتری برای کارهای مرتبط با مشتری مانند محصولات جدید، راه اندازی ویژگی های اضافی یا کمپین های بازاریابی کلیدی است. اما اگر در جمع آوری بازخورد فعال نباشید، ممکن است در اواخر بازی بازخورد مشتریان را دریافت کنید که به طور کامل هدف، محدوده، جدول زمانی یا اهداف پروژه شما را تغییر می دهد. این محور ممکن است شامل تغییر کاری باشد که در حال حاضر انجام می‌دهید یا به طور کامل با ویژگی‌های جدید و الزامات جدید شروع کنید.
شما انسان هستید و مشتریان شما هم همینطور. تغییرات لحظه آخری اتفاق می‌افتد، و فقط کارهای زیادی می‌توانید در مورد آن انجام دهید. گاهی اوقات، شما نیاز دارید که عناصر بزرگ پروژه خود را تغییر دهید و ممکن است کاری برای متوقف کردن آن انجام نداده باشید.
بهترین راه برای کاهش احتمال وقوع این اتفاق، دریافت بازخورد فراوان از مشتریان و دریافت زودهنگام آن است. به طور منظم منبع بازخورد کاربران را تمرین کنید یا از روش پروژه Agile استفاده کنید که به طور فعال بازخورد مشتری را در زمان واقعی جمع آوری و استفاده می کند. برای نکات بیشتر، الگوی رایگان تحقیق کاربر ما را امتحان کنید.
مزایای جلوگیری از خزش دامنه
Scope creep چیزی بیش از طولانی کردن زمان صرف یک پروژه انجام می دهد. سردرگمی و ناامیدی ناشی از خزش محدوده نیز می‌تواند باعث شود که در کار خود احساس عدم مشارکت کنید. از طرف دیگر، پیشگیری از آن فواید زیادی دارد، مانند:
تولید آنچه می گویید قرار است انجام دهید، وقتی می گویید که می خواهید. با جلوگیری از خزش دامنه، به احتمال زیاد به ضرب الاجل ها پایبند هستید.
زمان بیشتر برای کار متمرکز در حالت جریان. اسکوپ کریپ در بهترین حالت حواس پرتی و در بدترین حالت کاملاً مخرب است. بدون آن، می‌توانید در کار متمرکز و متعهد بمانید و در حین انجام آن، بهره‌ورتر و شادتر شوید.
هر چه بیشتر کار با کیفیت و متمرکز انجام دهید، مشتریان شما راضی تر خواهند بود. جلوگیری از اسکوپ کریپ در نهایت منجر به نتایج بهتر می شود، که به معنای محصولات و خدمات بهتر برای مشتریان شما است.
نحوه رفع خزش محدوده
خوب، شما قبلاً پروژه ای را شروع کرده اید و نگران اسکوپ کریپ هستید: حالا چی؟
اگر احساس می‌کنید که محدوده در حال رخ دادن است، چند کار وجود دارد که می‌توانید انجام دهید:
محدوده پروژه را دوباره نمایان کنید. اگر ذینفعان پروژه به دنبال کالاهای قابل تحویل جدید هستند، محدوده پروژه و مواردی که در آن گنجانده شده – و چه چیزی نبود – را به آنها یادآوری کنید. امیدواریم که این به کل تیم پروژه کمک کند تا مجدداً با نیازهای پروژه هماهنگ شوند.
اگر کار نکرد، یک فرآیند کنترل تغییر را امتحان کنید. از درخواست‌کننده بخواهید درخواست‌های تغییر خود را از طریق فرآیند کنترل تغییری که تنظیم کرده‌اید ارسال کند. سپس، آن درخواست ها را با ذینفعان پروژه خود بررسی کنید و تصمیم بگیرید که آیا درخواست ارزش تغییر محدوده پروژه شما را دارد یا خیر.
اگر تغییرات محدوده پذیرفته شد، اولویت را از تحویل دیگری در نظر بگیرید. آیا چیزی وجود دارد که بتوانید آن را به تأخیر بیندازید یا به طور کلی آن را کاهش دهید تا جایی برای این کار جدید باز کنید؟
اگر راهی برای حذف اولویت کاری که در حال حاضر برنامه ریزی شده است وجود ندارد، به منابع پروژه خود نگاهی بیندازید. از برنامه مدیریت منابع خود استفاده کنید تا ببینید آیا منابعی وجود دارد که بتوانید از آنها برای رسیدن به اهداف پروژه خود استفاده کنید.
